بريدك وتقويمك

يستطيع كل شخص في الفريق ربط حسابه الخاص في Google أو Microsoft. عندها يظهر البريد الذي تتبادله مع العملاء المعروفين في سجلات جهات الاتصال، وتستطيع مراسلة العميل من سجله عبر بريدك، وتُضاف مواعيدك إلى تقويمك.

قبل أن تبدأ

• من يستطيع ذلك: كل شخص يربط حسابه: المالك والمسؤولون والأعضاء. المشاهدون لا يستطيعون.
• الباقة: متاح عندما تشمل باقتك البريد والتقويم.
• يجب أن تكون المنصة مجهزة لـGoogle أو Microsoft، وإلا تقول الشاشة مثلًا: Google غير مجهز على هذه المنصة بعد.
• حسابك: حساب Gmail أو Google Workspace، أو حساب Microsoft 365 أو Outlook. قد يحتاج مسؤول مؤسستك إلى السماح بالربط.

افتح شاشة الحسابات المربوطة

1. من القائمة الجانبية اضغط الفريق.
2. أعلى الصفحة اضغط الحسابات المربوطة. يظهر الزر حين تشمل باقتك الحسابات المربوطة.

اربط حسابك

1. في الحسابات المربوطة اضغط ربط Google أو ربط Microsoft.
2. سجّل الدخول بالحساب الذي تريد ربطه، واسمح بالصلاحيات المطلوبة:

3. تعود إلى الحسابات المربوطة، وفيها الحساب بصيغة Google · عنوانك · مربوط.

يمكنك ربط حساب Google واحد وحساب Microsoft واحد. وربط المزود نفسه مرة أخرى يستبدل الربط السابق.

اربط بريد شركتك (SMTP وIMAP)

إن كان بريدك على نطاق شركتك ومستضافًا مع موقعك أو عند مزود بريد آخر، مثل crm@yourcompany.com، فلن يقبله زر Google أو Microsoft. اربطه هكذا:

1. في الحسابات المربوطة انزل إلى بريد شركتك.
2. اكتب البريد الإلكتروني وكلمة المرور.
3. اضغط اربط وافحص. تسجّل المنصة الدخول إلى خادم الإرسال وخادم الاستقبال، ولا تحفظ شيئًا إن رفض أحدهما.
4. اضغط أرسل لي بريدًا تجريبيًا، وتأكد أنه وصل إلى صندوق الوارد.

خوادم البريد (اختياري): إن تركتها فارغة فالخادم هو mail. ثم نطاقك، على المنفذين 465 للإرسال و993 للاستقبال. والقيم الدقيقة في cPanel تحت Email Accounts ثم Connect Devices.

• المنافذ المتاحة مشفّرة فقط: 465 أو 587 للإرسال، و993 أو 143 للاستقبال.
• كلمة المرور تُحفظ مشفّرة ولا تظهر مرة أخرى. ولتغيير خادم دون كتابتها من جديد اترك خانتها فارغة.
• يُرسل البريد من عنوانك، وتُحفظ نسخة في مجلد Sent فتراه في برنامج بريدك.
• ردود العملاء تُجلب من صندوق الوارد دون أن تتغير حالة أي رسالة، فتبقى غير المقروءة غير مقروءة.
• بريد الشركة لا يملك تقويمًا، فالمواعيد تحتاج ربط Google أو Microsoft.

ما يُجلب من بريدك

كل 5 دقائق تُفحص الرسائل الجديدة:

• لا يُحفظ إلا البريد مع عملاء معروفين: رسالة وصلتك من عنوان يخص جهة اتصال، أو رسالة أرسلتها إلى جهة اتصال. وما عدا ذلك في بريدك يبقى كما هو ولا يُخزن.
• لا يُحفظ إلا الموضوع ومعاينة قصيرة، مع الوقت وهل هي واردة أم مرسلة. النص الكامل والمرفقات لا تُحفظ.
• الفحص الأول يعود 7 أيام، وبعدها يكمل كل فحص من حيث انتهى سابقه.
• جهات الاتصال المؤرشفة والممحوة تُتجاوز.

تظهر الرسائل في سجل جهة الاتصال، في لوحة البريد، موسومة وارد أو مرسل، ويُعرض آخر 30 منها. ويراها كل من يستطيع فتح جهة الاتصال في الشركة، فلا تربط إلا بريدًا يجوز لفريقك رؤية مراسلاته مع العملاء.

أرسل بريدًا من جهة اتصال

1. افتح جهة الاتصال، ويجب أن يكون لها بريد إلكتروني.
2. في لوحة البريد اكتب الموضوع (حتى 200 حرف) والرسالة (حتى 10,000 حرف).
3. اضغط إرسال.

يُرسل البريد من بريدك الخاص، نصًا عاديًا، ويظهر في بريدك المرسل وفي جهة الاتصال بوسم مرسل. وإن ربطت بريد شركتك يُرسل منه أولًا، ثم Google، ثم Microsoft.

مواعيدك في تقويمك

كل 5 دقائق تُضاف المواعيد القادمة المسندة إليك إلى تقويمك الرئيسي، بعنوانها ووقت بدايتها ونهايتها. والمواعيد مشروحة في المهام واليوم.

الربط مع التقويم في اتجاه واحد فقط:

• تغيير الحدث أو حذفه في تقويمك لا يغيّر الموعد.
• يُضاف الموعد مرة واحدة. تغيير وقته أو إلغاؤه أو محو الشخص لاحقًا لا يحدّث الحدث الموجود في تقويمك ولا يحذفه، فافعل ذلك في تقويمك.

معلومات مفيدة

• فصل يوقف القراءة والإرسال وتحديث التقويم لذلك الحساب فورًا، ويبقى البريد المعروض في جهات الاتصال كما هو.
• مغادرة الشركة توقف تغذية حسابك لها، حتى قبل أن تفصله، ويبقى بريدك ملكك.
• المفاتيح تُحفظ مشفرة، ورُتبة CRM لا يرى كلمة سرك أبدًا.
• رسائل الحملات والأتمتة لا تستخدم بريدك، راجع إرسال البريد.

حل المشكلات