الاستيراد والتكرار

حين تنتقل إلى رُتبة CRM من جدول بيانات أو نظام آخر، تستورد جهات اتصالك من ملف CSV. ولاحقًا قد يظهر الشخص نفسه مرتين، مرة من متجرك ومرة من مكالمة هاتفية مثلًا. يشرح هذا الدليل الأمرين: الاستيراد، والعثور على المكررين ودمجهم.

قبل أن تبدأ

• الاستيراد والدمج للمالك والمدير. العضو والمشاهد لا يريان استيراد ولا أدوات.
• كلاهما يعمل على الجهات النشطة. الجهات المؤرشفة لا تظهر في صفحة المكررين ولا يمكن دمجها.

جهّز الملف

احفظ جدولك بصيغة CSV. من Excel يصلح أي خيار CSV: قد يكون الملف UTF-8 مع علامة ترتيب البايت أو دونها، أو UTF-16، أو بترميز Windows العربي. وتُعرف الفاصلة والفاصلة المنقوطة والجدولة كلها فواصل بين الأعمدة.

تُطابق الأعمدة باسمها في الصف الأول لا بموضعها. هذه الأسماء معروفة بالعربية والإنجليزية والتركية والفرنسية، دون اعتبار لحالة الأحرف أو التشكيل:

تُتجاهل الأعمدة الأخرى. لا توجد شاشة لربط الأعمدة يدويًا، فغيّر اسم العمود في الجدول إن لم يُعرف. وتمر كل قيمة بالفحوص نفسها التي في نموذج إضافة جهة اتصال: الهاتف يحتاج من 6 إلى 15 رقمًا، ورمز الدولة حرفان، وهكذا. انظر جهات الاتصال.

كل جهة مستوردة تأخذ الحالة عميل محتمل والمصدر إضافة يدوية وبلا مسؤول. غيّرها بعد ذلك جهة جهة، أو حدد صفحة من الجهات واستخدم مع المحدد لتعيين مسؤول أو إضافة وسم.

استورد جهات الاتصال

1. افتح جهات الاتصال من القائمة الجانبية واضغط استيراد.
2. في ملف CSV اختر ملفك.
3. اترك نفّذ الاستيراد الآن. اتركه دون تحديد لفحص الملف بلا حفظ. دون تحديد في المرة الأولى، واضغط متابعة.
4. اقرأ نتيجة الفحص: الصفوف وجاهزة أو مضافة وموجودة مسبقًا وغير صالحة، ثم أول 20 مشكلة مع أرقام أسطرها.
5. أصلح المشكلات في جدولك إن احتجت، واختر الملف من جديد، وحدد نفّذ الاستيراد الآن… ثم اضغط متابعة.
6. تعرض اكتمل الاستيراد الأعداد نفسها للتنفيذ الفعلي.

الفحص لا يحفظ شيئًا. والتنفيذ الفعلي يحفظ كل صف سليم دفعة واحدة ويتخطى الباقي. وتُظهر كل جهة جديدة أُنشئت جهة الاتصال في نشاطها.

ما يحدث لكل صف

لا يُدمج صف في جهة موجودة أبدًا، ولا يغير الاستيراد أي جهة موجودة. وإن كانت باقتك تحدد عدد الجهات، تظهر الصفوف التي تتجاوز الحد غير صالحة مع رسالة الحد.

اعثر على المكررين

1. افتح جهات الاتصال، ثم أدوات، ثم مكررون محتملون.
2. كل بطاقة مجموعة من الجهات، عنوانها البريد نفسه أو رقم الهاتف نفسه.

كيف تُجمع الجهات:

• البريد نفسه: عنوان البريد نفسه تمامًا. يُحفظ البريد بأحرف صغيرة، فلا تهم حالة الأحرف.
• رقم الهاتف نفسه: آخر تسعة أرقام نفسها، فيُجمع +966 50 123 4567 مع 050 123 4567. والأرقام الأقصر من تسعة أرقام لا تُقارن بهذه الطريقة.

تعرض الصفحة حتى 50 مجموعة، وحتى 10 جهات في كل مجموعة، الأقدم أولًا. بعد دمج بعضها أعد تحميل الصفحة لترى التالي.

إضافة الجهة يدويًا تنبه فقط إلى تطابق البريد أو رقم الهاتف كاملًا. أما صفحة المكررين فتنظر أوسع، إلى نهاية الرقم، فتجد أزواجًا فاتت التنبيه.

ادمج جهتين

في كل مجموعة تظهر على الجهة الأولى (الأقدم) كلمة تبقى، وعلى كل جهة أخرى زر دمج في الأولى.

1. افتح الجهات أولًا إن لم تكن متأكدًا أنها الشخص نفسه.
2. اضغط دمج في الأولى بجانب الجهة التي تريد ضمها.
3. تؤكد الرسالة دُمجت الجهتان. ثم كرر مع أي جهة أخرى في المجموعة.

ماذا يفعل الدمج:

تُؤرشف الجهة المدموجة وتُعلَّم بأنها دُمجت. وتُظهر الجهتان دُمجت في نشاطهما، ويُسجل الدمج في سجل التدقيق. وفتح الجهة المدموجة ينقلك إلى الجهة الباقية.

لا يمكن التراجع عن الدمج، ولا استعادة جهة مدموجة. وإن اخترت الزوج الخطأ، صحح التفاصيل في الجهة الباقية.

الصق من Excel

لا تحتاج إلى حفظ ملف. في Excel أو جداول Google حدّد صفوفك مع الصف الأول الذي فيه أسماء الأعمدة، وانسخها، والصقها في الصق من Excel أو جداول Google في صفحة الاستيراد. اضغط متابعة: تعرض الصفحة الأعمدة التي فُهمت، مثل الجوال ← الهاتف، والأعمدة التي تُركت، وأول الصفوف كما ستُحفظ. لا يُحفظ شيء بعد. وإن بدا صحيحًا فاضغط الزر الذي يذكر عدد الجهات، مثل استورد هذه الـ2 جهة اتصال.

تُعرف أسماء الأعمدة بالعربية والإنجليزية والتركية والفرنسية: الاسم، والهاتف أو الجوال، والبريد، والشركة، والمسمى الوظيفي، والدولة.

معلومات مفيدة

• الجهة الأقدم في المجموعة هي التي تبقى دائمًا. فإن كان في جهة أحدث اسم أو تفاصيل أفضل، انقلها إلى الجهة الأقدم قبل الدمج.
• إن غيّر أحد إحدى الجهتين أثناء الدمج، لا يُدمج شيء ويُطلب منك الرجوع والمحاولة من جديد.
• لا يوجد دمج جماعي: كل دمج زوج واحد، عن قصد.

حل المشكلات

• «لم يوجد عمود للاسم في الصف الأول.» سمِّ العمود الذي فيه الأسماء الاسم أو name، وتأكد أن الصف الأول فيه أسماء الأعمدة.
• «الملف يتجاوز 2000 صفًا.» قسّم الملف واستورد كل جزء.
• «تعذرت قراءة الملف.» احفظ الملف من جديد بصيغة CSV من برنامج الجداول.
• تظهر الأسماء العربية مشوهة بعد الاستيراد. احفظ الملف من Excel بصيغة «CSV UTF-8»، ثم افحصه من جديد قبل الاستيراد.
• صفوف كثيرة «موجودة مسبقًا». هؤلاء موجودون في جهاتك بالبريد أو الهاتف نفسه، وهذا متوقع إن استوردت الملف نفسه مرتين.
• «لا يمكن دمج جهة مؤرشفة.» استعد الجهة المؤرشفة أولًا، ثم ادمج.