المتابعات

المتابعة سلسلة خطوات تبدأ عند وقوع حدث، وهي الأحداث نفسها التي تستخدمها الأتمتة. وبين الإجراءات يمكنها أن تنتظر أيامًا أو ساعات، وأن تفحص هل للعميل وسم أو فرصة مفتوحة أو طلب قبل أن تكمل. مثال ذلك: عند وصول عميل محتمل، انتظر يومًا، ثم افحص هل له فرصة مفتوحة، فإن لم تكن أنشئ مهمة اتصال وأرسل بريدًا.

قبل أن تبدأ

• المتابعات متاحة عندما تتضمن باقتك ميزة متابعات متعددة الخطوات. وتحدد الباقة أيضًا عدد المتابعات المسموح (المتابعات).
• المالك والمدير وحدهما يبنيان المتابعات ويفعّلانها ويوقفانها.
• خطوة البريد تحتاج أيضًا إلى ميزة حملات البريد في باقتك.

لفتح الصفحة: افتح جهات الاتصال، ثم أدوات، واختر الأتمتة، ثم المتابعات.

كيف تسير المتابعة

للمتابعة ثلاث حالات:

عندما يصل الشخص إلى خطوة، يُنفَّذ كل ما بعدها دفعة واحدة حتى أول خطوة انتظار. وخطوة انتظار تُبقيه المدة التي حددتها ثم يكمل. ويُفحص المنتظرون كل دقيقة تقريبًا.

إنشاء متابعة

1. افتح المتابعات.
2. اكتب الاسم (حتى 120 حرفًا).
3. في عندما، اختر ما يبدؤها: وصول عميل محتمل جديد، أو تأكيد طلب متجر، أو قبول عرض سعر، أو كسب فرصة.
4. اختر إنشاء متابعة، ثم افتحها من القائمة. تبدأ بحالة مسودة.

إضافة الخطوات

في صفحة المتابعة لكل نوع خطوة لوحة إضافة: خاصة به. افتحها واملأها ثم اختر إضافة. تُضاف الخطوات في النهاية، مرقمة من 1.

الانتقال لا يكون إلا إلى الأمام، إلى خطوة لاحقة، فلا تدور المتابعة في حلقة أبدًا. وللمتابعة 20 خطوة كحد أقصى. لتصحيح خطأ اختر حذف آخر خطوة: تُحذف الخطوات من النهاية، واحدة في كل مرة.

التفعيل والإيقاف والتغيير

1. عندما تجهز الخطوات، اختر تفعيل.
2. لإيقافها مدة، اختر إيقاف مؤقت. واختر تفعيل من جديد لتكمل.

لا تُفعَّل المتابعة إلا إذا كانت فيها خطوة واحدة على الأقل تنفذ شيئًا (مهمة أو وسم أو مسؤول أو بريد)، وكان كل انتقال يشير إلى خطوة موجودة.

بعد تفعيل المتابعة أول مرة لا تتغير خطواتها، حتى لا يتبدل مسار أحد في منتصفه. لتغيير الخطوات أنشئ متابعة جديدة، ثم أوقف القديمة.

وتعرض صفحة المتابعة عدد من هم في الطريق وعدد من أنهوها.

معلومات مفيدة

• مرة واحدة لكل حدث. تدخل الجهة مرة واحدة لكل عميل محتمل أو طلب أو عرض أو فرصة، وإن وصل الحدث نفسه مرتين يُتجاهل. فالعميل الذي يطلب ثلاث مرات قد يكون في متابعة الطلبات ثلاث مرات.
• من يخرج قبل النهاية. الجهة التي تُؤرشف أو تُدمج في جهة أخرى أو تُمحى تتوقف عند خطوتها التالية. وإن فشلت خطوة لشخص، يتوقف هو وحده ويكمل الآخرون.
• البريد يتبع قواعد الحملات. لا يصل إلى جهة بلا بريد، أو ألغت التسويق، أو مُحيت، ويُحسب من رصيدك الشهري لبريد الحملات، وفي كل رسالة رابط لإلغاء الاشتراك. وبريد المتابعة الموقوفة ينتظر حتى تُفعَّل من جديد. انظر حملات البريد.
• المهام. خطوات المهام تُسند دائمًا إلى مسؤول الجهة، فإن لم يكن لها مسؤول بقيت المهمة بلا شخص. ضع خطوة تعيين مسؤول قبلها لتضمن ذلك.
• له طلب يتحقق عندما يكون للجهة طلب متجر واحد على الأقل، أيًا كانت حالته.
• الاستيراد لا يبدأ المتابعات. الجهات والطلبات المستوردة من تاريخك لا تدخل أي متابعة.
• السرعة. تتقدم كل شركة بما يصل إلى 100 شخص في الدقيقة، فقد تستغرق الدفعات الكبيرة بضع دقائق.
• تعرض الصفحة 50 متابعة كحد أقصى.

حل المشكلات

يظهر عند التفعيل «أضف خطوة واحدة تنفذ شيئًا على الأقل.» أضف خطوة مهمة أو وسم أو مسؤول أو بريد، فالانتظار والفحص وحدهما لا يفعلان شيئًا.

«الانتقال يجب أن يكون إلى خطوة لاحقة موجودة.» غيّر الانتقال إلى رقم خطوة لاحقة، أو احذف الفحص وأضفه من جديد بخانة انتقال فارغة.

«لا تتغير الخطوات إلا في المسودة.» فُعّلت المتابعة من قبل. أنشئ متابعة جديدة بالخطوات التي تريدها.

لا أرى المتابعات في صفحة الأتمتة. باقتك لا تتضمنها.