التنبيهات والملخصات

صفحة التنبيهات والأتمتة تجمع ما يعمل في الخلفية للشركة كلها: تنبيه عندما ينتظر عميل طويلًا، وملاحظة صباحية إذا كان الأمس بعيدًا عن المعتاد، وملاحظة قصيرة بالذكاء الاصطناعي في ملخص المديرين، وتذكيرات واتساب للطلبات غير المكتملة ولموعد الطلب من جديد. يشرح هذا الدليل كل إعداد، ومن يصله ماذا، والحدود.

قبل أن تبدأ

• لا يفتح هذه الصفحة ولا يغيرها إلا المالك والمدير. افتح الرئيسية واختر التنبيهات والأتمتة في أعلاها.
• الصفحة نفسها لا تحتاج إلى ميزة في الباقة، لكن بعض الإعدادات لا تعمل إلا مع ميزات أخرى: ملاحظة الذكاء الاصطناعي وكتابة الرسائل الصوتية تحتاجان إلى المساعد الذكي، وتذكيرات واتساب تحتاج إلى ربط المتاجر وقناة واتساب.
• تظهر التنبيهات في الجرس وفي الإشعارات، وعلى جوال كل من شغّل تنبيهات الجوال. انظر الإشعارات.

سرعة الرد على العميل

إن لم يرد أحد على عميل جديد أو على رسالة عميل في الوقت المحدد، يُنبَّه المسؤول، ثم المديرون.

ما يُعد انتظارًا:

• عميل جديد: فرصة مفتوحة لم يُرد عليها بعد، لجهة جاءت من تلقاء نفسها، كأن تأتي من نموذج أو قناة أو متجر. الجهات التي أضافها فريقك يدويًا أو استوردها لا تُحسب.
• رسالة عميل: محادثة مفتوحة كانت آخر رسالة فيها من العميل، ولا يتولاها الوكيل الذكي. وإيقاف الوكيل يعيد محادثاته فورًا، فتُحسب من جديد.

يذهب التنبيه الأول إلى مسؤول الفرصة أو المسند إليه المحادثة، فإن لم يوجد أو لم يعد نشطًا ذهب إلى المديرين. ويذهب التنبيه الثاني إلى المديرين (المالكين والمديرين). كل انتظار ينبَّه عنه مرة واحدة، وإذا كتب العميل من جديد بعد الرد فذلك انتظار جديد. والعملاء الأقدم من 24 ساعة يتركهم التنبيه للملخص اليومي.

القراءة اليومية

إعداد أخبر المديرين كل صباح إن كان الأمس بعيدًا عن المعتاد (مفعّل افتراضيًا) يقارن الأمس بنفس اليوم من الأسابيع الأربعة الماضية، فالجمعة الهادئة تُقارن بأيام الجمعة. ينظر في الطلبات والمبيعات والجهات الجديدة والفرص الجديدة والفرص المكسوبة ورسائل العملاء، وينبه إذا قلّ الرقم 35% أو زاد 50% على الأقل عن المعتاد. ولا يُفحص الرقم إلا إذا كان معتاده 3 على الأقل (و10 لرسائل العملاء)، حتى لا تصنع الأرقام الصغيرة تنبيهات. وإذا لم يرسل متجر يبيع عادةً أي طلب، يطلب التنبيه التأكد من أنه ما زال مربوطًا.

يصل التنبيه بعد الساعة 07:00 بتوقيت أول مالك للشركة، كما ضبطه في صفحة الإشعارات ضمن البريد واللغة.

إعداد أضف ملاحظة قصيرة بالذكاء الاصطناعي إلى ملخص المديرين يضيف بضع جمل إلى الملخص. تُرسل الأرقام فقط إلى الذكاء الاصطناعي، لا أسماء العملاء ولا رسائلهم. ويستهلك رصيد الذكاء الاصطناعي، أو مفتاحك الخاص. انظر مفتاح الذكاء الاصطناعي الخاص.

إعداد اكتب الرسائل الصوتية للعملاء نصًا يحوّل الرسائل الصوتية إلى نص يظهر تحت الرسالة في صندوق المحادثات. يحتاج إلى ChatGPT أو Gemini، من المنصة أو مفتاحك الخاص، ويستهلك رصيد الذكاء الاصطناعي. انظر صندوق المحادثات.

الملخص اليومي والأسبوعي

يصل إلى المالكين والمديرين ملخص للعمل: أرقام الأمس بجانب المعتاد، وما ابتعد عن المعتاد، وما ينتظر الآن (محادثات بلا رد، وعملاء جدد، ومهام متأخرة، وتذاكر متأخرة)، وأفضل حملة، ومن كسب أكثر الفرص، وأهم سبب لخسارة الفرص. والملخص الأسبوعي يغطي الأسبوع ويصل يوم الاثنين.

يشغّل كل شخص ملخصاته أو يوقفها بنفسه من الإشعارات، في البريد واللغة: أرسل لي ملخص العمل اليومي وأرسل لي ملخص العمل الأسبوعي يوم الاثنين. وكلاهما مفعّل حتى تغيّره. يصل الملخص من الساعة 08:00 بتوقيتك، داخل التطبيق، وبالبريد أيضًا إذا كان أرسل لي التذكيرات بالبريد مفعّلًا. واليوم الذي لا جديد فيه لا يُرسل عنه ملخص.

الطلبات غير المكتملة على واتساب

عندما ينشئ عميل المتجر طلبًا ويغادر دون دفع، يستطيع النظام أن يرسل حتى ثلاث رسائل تذكير على واتساب مع رابط إكمال الدفع.

1. اربط قناة واتساب للأعمال وزامن قالبًا معتمدًا. اكتب القالب بأربعة فراغات على الأكثر، بهذا الترتيب: {{1}} الاسم الأول، {{2}} ما اختاره، {{3}} الإجمالي، {{4}} رابط إكمال الدفع.
2. فعّل أرسل تذكيرًا بالطلبات غير المكتملة.
3. اختر قناة واتساب والقالب المعتمد التابع لهذه القناة.
4. في متى تُرسل (دقائق بعد مغادرة العميل) املأ حتى ثلاثة أوقات، كل منها من 15 إلى 10080 دقيقة، وكل وقت بعد الذي قبله. مثلًا 60 و1440 و2880. اترك خانة فارغة لتذكيرات أقل.
5. في حقل الطلب الذي يحفظ موافقة واتساب، اكتب اسم حقل صفحة الدفع الذي يحفظ فيه متجرك موافقة العميل (حروف لاتينية وأرقام و_ و-).
6. اختر حفظ.

لا تُرسل التذكيرات إلا لمن وافق على رسائل واتساب، في صفحة الدفع بالمتجر أو بتسجيل الموافقة في صفحة جهته. وتتوقف فور أن يدفع العميل أو يرد أو يرفض، أو يلغي المتجر الطلب. والعميل الذي لم يوافق لا تصله رسالة، بل يحصل مسؤول جهته على مهمة واحدة للاتصال به. ولا تُتابع إلا الطلبات التي تصل بعد تفعيل الإعداد. انظر WooCommerce لإعدادات المتجر المطلوبة.

يرى المالك والمدير النتائج في التقارير، ثم الطلبات غير المكتملة: كم طلبًا بقي بلا دفع، وكم ذُكّر، وكم دُفع بعد التذكير، وكم دُفع دونه، ولماذا توقفت التذكيرات. ويُعد الطلب مستعادًا إذا دفع العميل نفسه خلال أسبوع.

وقت الطلب من جديد

من إيقاع شراء كل عميل (طلبان أو أكثر) يعرف النظام متى يحين موعد طلبه التالي، وقبله بأيام يذكّره على واتساب، أو يعطي مسؤول جهته مهمة.

1. فعّل ذكّر العملاء الذين حان موعد طلبهم.
2. في القالب المعتمد اختر قالبًا بثلاثة فراغات على الأكثر: {{1}} الاسم الأول، {{2}} آخر ما اشتراه، {{3}} رابط متجرك. أو اختر دون رسالة: مهمة لمسؤول العميل.
3. حدد كم يومًا قبل الموعد المتوقع (من 0 إلى 30، والافتراضي 3).
4. اختر حفظ.

يُذكَّر بكل إيقاع مرة واحدة. ولا تُرسل الرسائل إلا لمن وافق على واتساب ولم يلغ التسويق، ولغيرهم يحصل مسؤول الجهة على مهمة بدلًا منها. وتبدأ التذكيرات بعد الساعة 10:00 بتوقيت الشركة.

حل المشكلات

«اربط قناة واتساب للأعمال وزامن قالبًا معتمدًا أولًا.» ليس لديك قناة واتساب نشطة أو قالب معتمد بعد. انظر واتساب.

«هذا القالب فيه فراغات أكثر مما يملؤه التذكير.» اختر قالبًا بأربعة فراغات على الأكثر للطلبات غير المكتملة، أو ثلاثة لتذكير الطلب من جديد.

«هذا القالب لرقم واتساب آخر.» اختر قالبًا مزامنًا من القناة المحددة.

«كل تذكير يجب أن يأتي بعد الذي قبله.» رتّب الأوقات تصاعديًا دون تكرار.

لا يصلني الملخص. راجع البريد واللغة في صفحة الإشعارات، وتأكد أنك مالك أو مدير. واليوم الذي لا نشاط فيه لا يُرسل عنه ملخص.